Selbst kleinste Unternehmen verfügen in der Regel über Firmenwagen. Handelt es sich dabei nur um wenige Fahrzeuge, hält sich der Aufwand für deren Verwaltung noch in Grenzen und die anfallenden Aufgaben werden meist von einem Mitarbeiter oder dem Geschäftsführer im Arbeitsalltag einfach “miterledigt”. Erreicht die Flotte aber eine Größe von mehr als 10 Autos, erhöht sich der Verwaltungsaufwand schon deutlich. In diesem Fall ist die Bestellung eines Fuhrparkmanagers bereits empfehlenswert. Doch egal ob große oder kleine Flotte, wir möchten uns hier genauer anschauen, wie eine erfolgreiche Fuhrparkverwaltung funktioniert.
Zu einer modernen Fuhrparkverwaltung gehören zahlreiche Tätigkeiten, die nicht nur für eine gute Organisation, sondern auch für eine langfristige Strategie von Bedeutung sind. Flottenverantwortliche begleiten schließlich den kompletten Lebenszyklus der Fahrzeuge im Unternehmen.
In diesem Beitrag erläutern wir Ihnen die wichtigsten organisatorischen und strategischen Aufgaben in der Fuhrparkverwaltung.
Einkauf: Welches Beschaffungsmodell ist das richtige?
Um eine Flotte für die Anforderungen Ihres Unternehmens optimal aufzustellen, ist im ersten Schritt die Frage nach dem Beschaffungsmodell zu klären. In der Regel fällt die Entscheidung zwischen Kauf, Leasing oder Abo. Ein Kauffuhrpark eignet sich vor allem für Betriebe, die mit einer langfristigen Fahrzeugnutzung und hoher Laufleistung kalkulieren. Zudem lassen sich eigene Firmenwagen steuerlich absetzen. Beim Leasing erleichtern Ihnen feste Monatsraten die Budgetplanung und Sie profitieren von mehr Flexibilität, da Sie Ihren Fuhrpark beispielsweise regelmäßig auf neuere Fahrzeugmodelle umrüsten können. Doch Achtung, werden mit einem Pkw mehr Kilometer als vertraglich vereinbart gefahren, fallen oft verhältnismäßig hohe Zusatzkosten an. Ein Abo-Auto hingegen ist ideal für eine kurze Nutzungsdauer. Wartungen sowie Reparaturen sind oft in der Mietsumme enthalten. Dieser Komfort hat allerdings seinen Preis: Abo-Fahrzeuge im flexiblen „Rundum-sorglos-Paket“ sind insgesamt teurer als Kauf- oder Leasingvarianten.
Car Policies für die Fahrzeugnutzung
Als Fuhrparkbetreiber sind Sie verantwortlich für ein klares Regelwerk im Umgang mit den Fahrzeugen. Legen Sie deshalb genaue Richtlinien fest, welche Mitarbeiter Anspruch auf Firmenwagen haben, welchen Preis und welche Ausstattung diese haben dürfen und wie das Nutzungsprofil aussieht. Passen Sie diese Car Policies immer wieder an aktuelle Entwicklungen und Veränderungen in der Firmenstruktur an, um sicherzustellen, dass die Flotte groß genug ist, um alle betrieblichen Anforderungen zu erfüllen, und dennoch ausreichend schlank bleibt, um kosteneffizient zu sein.
Wartung und Reparatur: Dauerhafte Mobilität sichern
Haben Sie immer ein Auge auf die Wartungszyklen der Fahrzeuge und lassen Sie anstehende Inspektionen oder Reparaturen, wenn möglich, so erledigen, dass es zu keinen relevanten Ausfallzeiten kommt. Übrigens: Bei der Werkstattwahl sind Sie nicht zwingend an eine Vertragswerkstatt gebunden. Auch freie Kfz-Dienstleister wie ATU führen Wartungs- und Servicearbeiten fachgerecht durch – unter Berücksichtigung sämtlicher Vorschriften und bei vollem Erhalt der Herstellergarantie. Zudem sind freie Werkstätten meist günstiger und dank ihres übergreifenden Angebots bestens für gemischte Flotten geeignet – egal ob Ihr Fuhrpark mehrere Marken oder eine Kombination aus Verbrennern und E-Autos beinhaltet.
Vorteile von Tankkarten
Empfehlenswert ist es außerdem, für jedes Firmenfahrzeug eine Tankkarte bereitzustellen. Die sofortige Erfassung von Tankvorgängen und deren automatische Verarbeitung im IT-System erleichtern Ihnen die Verwaltung und liefern jederzeit Transparenz bei den Betriebskosten.
Schaden- und Versicherungsmanagement: Schnelles Handeln ist gefragt
Damit der Flottenbetrieb auch bei einem Unfall möglichst wenig eingeschränkt wird, sollten Sie die Abwicklung von Schadensfällen eng begleiten und dafür sorgen, dass relevante Daten lückenlos dokumentiert und schnell an die Kfz-Versicherung übermittelt werden. Eine Möglichkeit, Zeit und Kosten beim Schadenmanagement zu sparen, ist der Einsatz digitaler Lösungen. Damit können Fahrer beispielsweise Unfallinformationen per Smartphone-App direkt an Sie weiterleiten, sodass Sie zügig Kostenvoranschläge bei Ihrer Werkstatt einholen und mit der Versicherung in Kontakt treten können.
Vorgänge automatisieren
Versuchen Sie, möglichst viele wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und somit sich selbst bei der Steuerung des Fuhrparks zu entlasten. Hervorragende Hilfsmittel sind dabei digitale Tools mit Erinnerungsfunktionen. Sie können beispielsweise im Fall einer anstehenden Inspektion dem jeweiligen Fahrer automatisch eine Aufforderung zum Werkstattbesuch senden. Aber auch im Vertragsmanagement, beim Einholen von Angeboten oder bei der Rechnungsabwicklung können digitalisierte und automatisierte Vorgänge große Mehrwerte bringen.
Die Flotte als Teil der Nachhaltigkeitsstrategie
Je nachdem, welche Rolle der Fuhrpark im Geschäftsmodell spielt, haben Firmenfahrzeuge unterschiedlich großen Einfluss auf die Umweltbilanz eines Unternehmens. So hat die Elektroflotte eines großen Logistikdienstleisters logischerweise mehr Gewicht in puncto betriebliche Nachhaltigkeit und „grünes Image“ als beispielsweise ein kleiner E-Fuhrpark, auf den nur wenige Mitarbeiter zugreifen. Nichtsdestotrotz ist die Umrüstung auf alternative Kraftstoffe ein unumgängliches Zukunftsthema für jede Organisation. Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Sind Elektromobilität, Wasserstoffmodelle und das Tanken von paraffinischem HVO-Diesel wegweisende Optionen für mehr Nachhaltigkeit im Fuhrpark?
Kostenkontrolle und Prozessoptimierung
Die kostenbezogene Optimierung aller mit der Fuhrparkverwaltung verbundenen Prozesse ist eine Aufgabe, die Sie immer im Hinterkopf haben müssen. Dafür stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten offen: Mit Telematik-Lösungen lassen sich beispielsweise Dienstwagen optimal disponieren, Routen effizient planen und die Fahrzeugauslastung verbessern. Hierin liegt großes Einsparpotenzial verborgen. Ebenso wichtig ist die Auswertung regelmäßiger Reportings. So behalten Sie nicht nur aktuelle Ausgaben stets im Blick, sondern können langfristig Ihre Fuhrparkstrategie noch kosten- und zeiteffizienter gestalten.
So geht es weiter: 1x1 der Fuhrparkverwaltung – Teil II
Im zweiten Teil der Beitragsreihe zeigen wir Ihnen, was Sie im Hinblick auf die juristischen und regulatorischen Aspekte der Flottenverwaltung beachten sollten.
