Welche Mitarbeiter:innen fahren welches Fahrzeug? Und wann ist eigentlich die nächste Inspektion fällig? Bei der Fuhrparkverwaltung gilt es, den Überblick zu behalten – und das ist oft gar nicht so einfach. In vielen Unternehmen ist das Verwalten der eigenen Flotte mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Abhilfe versprechen hier die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen: Mit digitalen Tools lässt sich die Koordination eines Fuhrparks nicht nur vereinfachen, sondern auch transparenter, effizienter und rechtssicher gestalten.
Die Fuhrparkverwaltung in Papierform hat mehr als ausgedient und je nach Flottengröße bieten selbst altbewährte Excel-Tabellen nicht die benötigte Übersicht. Für ein modernes Flottenmanagement bedarf es vielmehr der Nutzung spezieller digitaler Verwaltungssysteme. Professionelle Fuhrparkanwendungen in Kombination mit einer mobilen App können die Planung und Verwaltung von Dienstwagen grundlegend vereinfachen. Denn die wichtigsten Kennzahlen zum Fahrzeug und seiner Nutzung lassen sich schnell und unkompliziert im System einpflegen.
Eine ganzheitliche Mobilitätslösung sollte sich dabei mithilfe verschiedener Module individuell auf die Bedürfnisse einzelner Fuhrparks abstimmen lassen. Dadurch profitieren nicht nur Großunternehmen von einer digitalen Flottenverwaltung, sondern auch kleine Betriebe mit wenigen Fahrzeugen. Eine ideale Einstiegslösung, die sich speziell an kleine und mittelgroße Flotten richtet, ist ATU easy fleet. Im Webportal können Fuhrparkmanager nach erfolgter Registrierung unkompliziert auf die webbasierte Verwaltungssoftware zugreifen und mit nur ein paar Klicks Fahrzeuge anlegen und im Blick behalten. Die dazugehörige App auf den Mobilgeräten der Fahrer gewährleistet anschließend beispielsweise eine automatisierte Erinnerung an anstehende Werkstatttermine.
Für die Verwaltung größerer Flotten sowie für Unternehmen, welche die Digitalisierung ihrer Prozesse weiter nach oben skalieren möchten, bietet sich die Flottenmanagement-Lösung des ATU Partners Fleet-Hub an. Über die Auswahl verschiedener Funktionsmodule können Fuhrparkmanager die Lösung individuell anpassen und die digitale Verwaltung ihrer Flotte dadurch weiter professionalisieren. So lassen sich mit der Management-Lösung zum Beispiel Kfz-Rechnungen prüfen, validieren und bei Bedarf sogar in einer monatlichen Sammelabrechnung verrechnen. Zudem ist unter anderem eine volldigitale Abwicklung von Schadensfällen – von der Aufnahme bis zur Abrechnung mit der Versicherung – über die Verwaltungssoftware möglich.
Pünktlich wie ein Uhrwerk dank proaktiver Terminierung
Zusätzliche Unterstützung in Sachen Werkstattterminierung erhalten Flottenverantwortliche übrigens vom proaktiven ATU Koordinationsservice. Hierbei werden die Fahrer telefonisch zwecks Terminvereinbarung – etwa für eine Inspektion – kontaktiert, nachdem der zuständige Manager zuvor online Zeitfenster und die gewünschten Dienstleistungen vorgegeben hat. Die proaktive Terminierung bedeutet nicht nur einen geringeren Aufwand für Manager, sondern auch mehr Komfort und Sicherheit für Fahrzeugnutzer.
Einen Schritt voraus mit Telematik
Für einen optimalen Einsatz einer Fahrzeugflotte ist die Nutzung von Telematik-Technologie eine wichtige Ergänzung. Als „Telematik“ wird die Verschmelzung von Telekommunikation und Informatik bezeichnet. Dabei werden durch ein am Fahrzeug montiertes GPS-Modul bewegungs- und fahrzeugbezogene Daten gesammelt und zum Zwecke der Prozessoptimierung an zentraler Stelle im digitalen Verwaltungssystem verarbeitet.
Mit der umfassenden Telematik-Lösung Mobility-Hub von ATU lassen sich beispielsweise nicht nur Fahrer und Fahrwege in einem elektronischen Fahrtenbuch dokumentieren, sondern auch dank eines digitalen Fahrassistenten Routen optimieren und damit der Kraftstoffverbrauch sowie die Emissionswerte verringern. Bei privaten Fahrten lässt sich die Ortung des Fahrzeugs unkompliziert im Privatmodus deaktivieren.
Immer im Recht
Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind damit jedoch noch längst nicht ausgeschöpft: Einer von vielen großen Vorteilen eines digitalisierten Flottenbetriebs ist die digitale Führerscheinkontrolle. Dabei werden Fahrer- und Führerscheindaten mit einer App-basierten Lösung elektronisch abgefragt und hinterlegt. Auch die Prüfung von Dienstfahrzeugen nach den Unfallverhütungsvorschriften (UVV) oder die Haupt- und Abgasuntersuchung (HU/AU) kann so koordiniert werden. Die App erinnert an anstehende Kontrollen und protokolliert die anschließende Durchführung in den Werkstätten.
Für Flottenmanager bedeutet die Nutzung der digitalen Services damit nicht nur eine Vereinfachung von Prozessen und eine Effizienzsteigerung, sondern auch eine rechtliche Absicherung. So sind sie für die Zukunft gut und sicher aufgestellt.
